Gün sonunda yapılacaklar listenize baktığınızda birçok işin hâlâ beklediğini mi görüyorsunuz?

Sabah önemli işleri tamamlamaya karar veriyor ancak gün içerisinde telefon, mesajlar, toplantılar, sosyal medya veya beklenmedik işler nedeniyle planınız sürekli bozuluyor olabilir.

Bu durumda aklınıza şu soru gelebilir:

“Zamanımı nasıl daha iyi yönetebilirim?”

Aslında herkesin bir günü 24 saat. Fark yaratan noktalardan biri, bu sürenin hangi işlere ayrıldığı ve gün içerisinde dikkatin nasıl yönetildiğidir.

Üstelik zaman yönetimi, günün her dakikasını çalışarak geçirmek anlamına gelmez.

İyi bir planın içerisinde çalışma kadar dinlenme, aile, sosyal hayat ve kişisel zaman da bulunmalıdır.

Peki sürekli bir şeylere yetişmeye çalışıyorsanız nereden başlamalısınız?

• ONLINE PROFESYONEL KOÇ
• Kariyerini Yapay Zekaya Yönlendirmek İsteyenler İçin
• AKADEMİK VE KARİYER YOLCULUĞUNUZDA REHBERLİK

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi; yapılması gereken işleri önem ve önceliklerine göre planlayarak sahip olduğunuz süreyi daha bilinçli kullanma sürecidir.

Ancak zamanın kendisini yönetmek mümkün değildir.

Bir gün yine 24 saat olacaktır.

Asıl yönetebileceğiniz şeyler:

• Öncelikleriniz,
• Yapacağınız işler,
• Dikkatiniz,
• Çalışma süreniz,
• Molalarınız,
• Telefon kullanımınız,
• Toplantılarınız,
• Başkalarına ayırdığınız zaman

gibi unsurlardır.

Bu nedenle zaman yönetimini aslında öncelik ve dikkat yönetimi olarak düşünmek daha faydalı olabilir.

Zamanımı Neden Yönetemiyorum?

Öncelikle problemin nedenini bulmak gerekir.

Çünkü herkesin zaman problemi aynı değildir.

Yaşanan Problem	Muhtemel Neden	Denenebilecek Yöntem
Sürekli işler birikiyor	Fazla görev almak	Öncelik belirlemek
Ne yapacağımı bilmiyorum	Plansızlık	Günlük plan oluşturmak
Sürekli erteliyorum	Görev çok büyük	Küçük parçalara ayırmak
Telefonla çok vakit geçiriyorum	Dikkat dağınıklığı	Bildirimleri sınırlamak
Her şeye evet diyorum	Sınır koyamamak	Öncelik dışı talepleri azaltmak
Çok çalışıyorum ama iş bitmiyor	Verimsiz çalışma	Odak blokları oluşturmak
Planlarım sürekli bozuluyor	Aşırı planlama	Boş zaman tamponu bırakmak
Nereden başlayacağımı bilmiyorum	Çok fazla öncelik	Günün 3 önemli işini seçmek

1. Önce Zamanınızı Nereye Harcadığınızı Bulun

Zaman yönetiminde yapılan hatalardan biri, mevcut durum bilinmeden yeni bir program hazırlamaktır.

Öncelikle birkaç gün boyunca zamanınızı nasıl kullandığınızı takip edin.

Örneğin:

08.00 – Kahvaltı
09.00 – E-postalar
09.30 – Çalışma
10.00 – Telefon
10.30 – Toplantı
11.30 – Sosyal medya
12.00 – Çalışma

Bunu üç veya dört gün yaptığınızda şaşırtıcı sonuçlarla karşılaşabilirsiniz.

“Çalışmaya vaktim yok.” dediğiniz halde gün içerisinde telefon ve sosyal medyada iki saat geçirdiğinizi fark edebilirsiniz.

Ya da asıl problemin telefon değil, gereğinden fazla toplantı olduğunu görebilirsiniz.

Ölçmediğiniz zamanı iyileştirmek zordur.

2. Her Sabah Yapılacak 20 İş Yazmayın

Uzun yapılacaklar listeleri üretken görünmenizi sağlayabilir ancak gerçekçi olmayabilir.

Sabah:

• 5 müşteriyi ara
• Rapor hazırla
• Spor yap
• İngilizce çalış
• Kitap oku
• E-postaları cevapla
• Sunum hazırla
• Alışveriş yap
• Projeyi bitir
• Video izle
• Yeni proje araştır

şeklinde 15-20 görev yazarsanız günün sonunda listenin yarısı kalabilir.

Bu durum sürekli tekrarlandığında kişi kendisini başarısız hissedebilir.

Bunun yerine şu soruyu sorun:

“Bugün mutlaka tamamlanması gereken 3 şey nedir?”

Örneğin:

Bugünün 3 önemli işi

1. Müşteri teklifini tamamlamak.
2. Sunumu hazırlamak.
3. 30 dakika spor yapmak.

Diğer görevler ikinci planda kalabilir.

3. Önemli ve Acil İşleri Birbirinden Ayırın

Her acil görünen iş gerçekten önemli değildir.

Örneğin telefonunuza gelen bir mesaj acil görünebilir ancak yaptığınız önemli işi bırakmanızı gerektirmeyebilir.

Görevlerinizi dört gruba ayırabilirsiniz:

Görev Türü	Örnek	Ne Yapılabilir?
Acil + Önemli	Bugün teslim edilecek proje	Öncelikle yap
Önemli + Acil Değil	Spor, eğitim, strateji	Takvime koy
Acil + Daha Az Önemli	Bazı telefonlar ve talepler	Devret / sınırlandır
Acil Değil + Önemli Değil	Amaçsız sosyal medya	Azalt

İnsanların zaman yönetiminde zorlanmasının nedenlerinden biri, önemli ama acil olmayan işleri sürekli ertelemeleridir.

Spor yapmak bugün acil değildir.

Yeni bir beceri öğrenmek bugün acil değildir.

Kariyer planlamak bugün acil değildir.

Ancak aylar boyunca ertelendiğinde sonuçları önemli olabilir.

4. Takvim Kullanmaya Başlayın

Yapılacaklar listesi size ne yapacağınızı söyler.

Takvim ise ne zaman yapacağınızı gösterir.

Örneğin:

“İngilizce çalışacağım.”

yerine:

Salı 19.00–19.30 → İngilizce

şeklinde plan yapmak daha somuttur.

Benzer şekilde:

09.00–10.30 → Proje

11.00–11.30 → E-postalar

14.00–15.00 → Müşteri görüşmeleri

gibi çalışma blokları oluşturabilirsiniz.

Bu yönteme genellikle time blocking (zaman bloklama) denir.

5. Benzer İşleri Bir Arada Yapın

Gün içerisinde sürekli görev değiştirmek dikkatinizin bölünmesine neden olabilir.

Örneğin:

10 dakika e-posta,

5 dakika WhatsApp,

20 dakika proje,

5 dakika Instagram,

10 dakika telefon,

15 dakika yeniden proje…

Bu çalışma biçiminde dikkatinizi tekrar tekrar toplamanız gerekir.

Bunun yerine benzer işleri belirli zamanlarda gruplayabilirsiniz.

Örneğin:

09.00–11.00 → Odak gerektiren işler

11.00–11.30 → E-posta ve mesajlar

14.00–15.00 → Telefon görüşmeleri

16.00–16.30 → İdari işler

Böylece her bildirim geldiğinde yaptığınız işi bırakmak zorunda kalmazsınız.

6. Telefon Bildirimlerini Azaltın

Telefon, modern zaman yönetiminin en önemli dikkat dağıtıcılarından biri olabilir.

Bir bildirim gelir.

Telefona bakarsınız.

Mesajı okursunuz.

Ardından başka uygulamaya geçersiniz.

Beş dakika sonra neden telefonu elinize aldığınızı bile unutabilirsiniz.

Bunun için:

• Gereksiz uygulama bildirimlerini kapatın.
• Çalışırken telefonu masadan uzaklaştırın.
• Sosyal medya için belirli saatler belirleyin.
• E-postayı sürekli kontrol etmek yerine belirli aralıklarla kontrol edin.
• Odak modlarından yararlanın.

Amaç telefonu tamamen hayatınızdan çıkarmak değil, telefonun dikkatinizi ne zaman böleceğine sizin karar vermenizdir.

7. Büyük İşleri Küçük Parçalara Bölün

“Web sitesi yap.”

“Tez yaz.”

“İngilizce öğren.”

“Şirket kur.”

“10 kilo ver.”

Bunların tamamı bir görevden çok projedir.

Beyin büyük ve belirsiz görevleri ertelemeye daha yatkın olabilir.

Örneğin:

“E-ticaret sitesi kur.”

yerine:

1. Alan adı seçeneklerini araştır.
2. 5 rakibi incele.
3. Ürün kategorilerini belirle.
4. Altyapı seç.
5. İlk 10 ürünü hazırla.

şeklinde bölmek başlangıcı kolaylaştırabilir.

Bir görevi sürekli erteliyorsanız kendinize:

“Bunun yapabileceğim en küçük parçası nedir?”

diye sorun.

8. 2 Dakikalık İşleri Biriktirmeyin

Bazı görevler yalnızca birkaç dakika sürer:

Kısa bir e-postayı cevaplamak.

Dosya göndermek.

Randevu oluşturmak.

Faturayı indirmek.

Bir bilgiyi not etmek.

Gerçekten çok kısa sürede tamamlanabilecek işleri uygun olduğunda hemen bitirmek, zihinsel yükün azalmasına yardımcı olabilir.

Ancak burada dikkatli olun.

Günün tamamını küçük işlerle doldurup önemli projeleri ertelemeyin.

9. Pomodoro Tekniğini Deneyin

Uzun süre odaklanmakta zorlanıyorsanız Pomodoro benzeri çalışma yöntemlerini deneyebilirsiniz.

Basit bir uygulama:

25 dakika odaklan.

5 dakika mola ver.

Bunu birkaç tur tekrar edin.

Daha sonra daha uzun bir mola verin.

Herkes için 25 dakika ideal olmak zorunda değildir.

Bazı kişiler:

50 dakika çalışma + 10 dakika mola

veya

90 dakika çalışma + daha uzun mola

şeklinde daha rahat çalışabilir.

Kendinize uygun süreyi deneyerek bulabilirsiniz.

10. “Hayır” Demeyi Öğrenin

Bazen zaman problemi aslında fazla sorumluluk alma problemidir.

Herkesin talebine evet diyorsanız kendi öncelikleriniz için zaman kalmayabilir.

Her yeni talepte kendinize sorun:

“Buna evet dersem hangi işime hayır demiş olacağım?”

Çünkü takviminiz sınırsız değildir.

Yeni bir işe iki saat ayırdığınızda başka bir şey için iki saat daha az zamanınız kalır.

11. Gününüzün Tamamını Planlamayın

Sabah 08.00’den gece 23.00’e kadar her dakikayı doldurmak iyi zaman yönetimi değildir.

Çünkü gerçek hayatta beklenmedik şeyler olur.

Toplantı uzar.

Müşteri arar.

Trafik olur.

Bir iş tahmininizden uzun sürer.

Bu nedenle programınızda tampon zamanlar bırakın.

Örneğin çalışma gününüz sekiz saatse sekiz saatin tamamını görevlerle doldurmak yerine belirli bir bölümünü beklenmedik işler için boş bırakabilirsiniz.

12. En Verimli Saatlerinizi Bulun

Herkes aynı saatlerde aynı performansı göstermez.

Bazı insanlar sabah daha iyi odaklanır.

Bazıları öğleden sonra.

Bazıları ise akşam.

Kendi çalışma düzeninizi birkaç hafta gözlemleyin.

En yüksek enerjinizin olduğu saatleri:

• Yazı yazmak,
• Strateji oluşturmak,
• Problem çözmek,
• Öğrenmek,
• Önemli kararlar almak

gibi yüksek odak gerektiren işlere ayırabilirsiniz.

Daha düşük enerji saatlerinde ise e-posta, dosyalama ve rutin işler yapılabilir.

13. Ertelemenin Nedenini Bulun

Erteleme her zaman tembellik değildir.

Bir işi erteliyor olmanızın nedeni:

• Görevin çok büyük olması,
• Nereden başlayacağınızı bilmemeniz,
• Başarısızlıktan çekinmeniz,
• Mükemmel yapmak istemeniz,
• Görevi sıkıcı bulmanız,
• Enerjinizin düşük olması

olabilir.

Örneğin üç haftadır sunuma başlayamıyorsanız:

“Sunumu hazırla.”

yerine:

“PowerPoint’i aç ve ilk üç slaytın başlığını yaz.”

şeklinde küçültün.

Bazen başlamayı kolaylaştırmak, devam etmeyi de kolaylaştırır.

14. Haftalık Plan Yapın

Sadece günlük plan yapmak yeterli olmayabilir.

Haftanın başında veya sonunda 15-30 dakika ayırıp gelecek haftayı değerlendirebilirsiniz.

Şunları sorun:

Bu hafta tamamlamam gereken en önemli işler neler?

Hangi toplantılarım var?

Hangi işler için kesintisiz zamana ihtiyacım var?

Kendime ne zaman vakit ayıracağım?

Geçen haftadan kalan işler var mı?

Böylece pazartesi sabahı ne yapacağınızı düşünmek yerine planınız hazır olur.

Zaman Yönetimi İçin Örnek Günlük Program

Herkesin çalışma biçimi farklıdır ancak aşağıdaki örnek başlangıç noktası olabilir:

Saat	Aktivite
08.00–08.30	Güne hazırlık
08.30–09.00	Günün 3 önceliğini belirleme
09.00–10.30	Derin çalışma
10.30–10.45	Mola
10.45–12.00	Önemli görev
12.00–13.00	Öğle arası
13.00–13.30	E-posta / mesaj
13.30–15.00	Toplantı / operasyon
15.00–15.15	Mola
15.15–16.30	İkinci odak bloğu
16.30–17.00	Küçük işler
17.00–17.15	Gün değerlendirmesi

Bu programı birebir uygulamanız gerekmez.

Önemli olan kendi yaşamınıza uygun bir sistem oluşturmaktır.

Zaman Yönetimi İçin 7 Günlük Başlangıç Planı

Her şeyi aynı anda değiştirmeye çalışmak yerine bir haftalık deney yapabilirsiniz.

1. Gün

Bir gün boyunca zamanınızı nereye harcadığınızı kaydedin.

2. Gün

En fazla zaman kaybettiren üç şeyi belirleyin.

3. Gün

Günün yalnızca üç önemli görevini seçin.

4. Gün

Bir saatlik kesintisiz çalışma bloğu oluşturun.

5. Gün

Gereksiz telefon bildirimlerini kapatın.

6. Gün

Sürekli ertelediğiniz büyük bir işi küçük görevlere bölün.

7. Gün

Haftayı değerlendirin ve gelecek haftayı planlayın.

Bir hafta sonunda hangi yöntemin size gerçekten yardımcı olduğunu daha iyi görebilirsiniz.

Zaman Yönetimi İçin Yaşam Koçuyla Görüşülür mü?

Zamanınızı nasıl kullanmanız gerektiğini teorik olarak biliyor ancak planlarınızı sürekli uygulayamıyorsanız 1:1 yaşam koçluğu görüşmesini değerlendirebilirsiniz.

Özellikle:

“Plan yapıyorum ama uygulayamıyorum.”

“Her şeye yetişmeye çalışıyorum.”

“Önceliklerimi belirleyemiyorum.”

“Sürekli erteliyorum.”

“İş ve özel hayat arasında denge kuramıyorum.”

gibi durumlar görüşmede ele alınabilir.

Yaşam koçuyla görüşmede günlük rutininiz, hedefleriniz, öncelikleriniz ve sizi zorlayan noktalar üzerinden bir plan oluşturulabilir.

Buradaki amaç koçun sizin yerinize takviminizi yönetmesi değil, kendi zaman yönetimi sisteminizi oluşturmanıza yardımcı olmasıdır.

Zaman Yönetimi İçin 1:1 Görüşmede Ne Sorabilirsiniz?

Bir yaşam koçu veya ilgili uzmanla görüşecekseniz görüşmeden önce sorularınızı hazırlayın.

Örneğin:

1. Günlük işlerimi nasıl önceliklendirebilirim?
2. Sürekli ertelediğim işleri nasıl küçültebilirim?
3. Günlük programım gerçekçi mi?
4. Aynı anda çok fazla hedefim var mı?
5. İş ve özel hayatı nasıl planlayabilirim?
6. Haftalık planımı nasıl oluşturmalıyım?
7. Telefon ve dikkat dağıtıcıları nasıl sınırlandırabilirim?
8. Hedeflerimi nasıl takip edebilirim?

Böylece görüşme genel motivasyon konuşması yerine doğrudan yaşadığınız probleme odaklanabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Zamanımı nasıl daha iyi yönetebilirim?

Öncelikle birkaç gün zamanınızı nasıl kullandığınızı takip edin. Ardından günün en önemli üç görevini belirleyin, bu görevleri takvime yerleştirin ve dikkat dağıtıcı unsurları azaltın. Programınızda beklenmedik işler için boşluk bırakmayı da unutmayın.

Zaman yönetimi nasıl yapılır?

Zaman yönetimi; görevleri belirleme, önceliklendirme, takvime yerleştirme, odaklanma ve sonuçları düzenli olarak değerlendirme sürecidir. Tek bir yöntem herkes için uygun olmayabilir.

Zamanı verimli kullanmak için ne yapmalıyım?

Benzer işleri gruplayabilir, önemli görevler için kesintisiz çalışma blokları oluşturabilir, gereksiz bildirimleri kapatabilir ve büyük görevleri küçük parçalara ayırabilirsiniz.

Günlük plan nasıl yapılır?

Öncelikle o gün tamamlanması gereken üç önemli işi belirleyin. Bu görevleri takvime yerleştirin. Toplantıları, molaları ve rutin işleri ekledikten sonra programınızda beklenmedik durumlar için boş zaman bırakın.

Sürekli erteliyorum, ne yapmalıyım?

Ertelediğiniz görevin neden zor geldiğini anlamaya çalışın. Görev çok büyükse daha küçük parçalara bölün. İlk hedefiniz bütün işi bitirmek yerine yalnızca başlamayı kolaylaştırmak olabilir.

Pomodoro tekniği nedir?

Pomodoro, belirli bir süre odaklanarak çalışıp ardından kısa mola vermeye dayalı bir zaman yönetimi yöntemidir. Yaygın uygulaması 25 dakika çalışma ve 5 dakika moladır ancak süreler kişiye göre değiştirilebilir.

Günlük kaç iş planlamalıyım?

Herkes için geçerli bir sayı yoktur. Ancak uzun bir görev listesi yerine günün gerçekten önemli birkaç işini belirlemek planın uygulanabilirliğini artırabilir.

Telefon kullanımımı nasıl azaltabilirim?

Gereksiz bildirimleri kapatabilir, sosyal medya uygulamalarını ana ekrandan kaldırabilir, çalışma sırasında telefonu başka bir yerde tutabilir ve telefon kontrol etmek için belirli saatler oluşturabilirsiniz.

Zaman yönetimi için yaşam koçuyla görüşülür mü?

Hedef belirleme, önceliklendirme, plan oluşturma ve uygulama konusunda zorlanıyorsanız yaşam koçuyla bu konuları görüşebilirsiniz. Ancak yoğun dikkat sorunları veya günlük yaşamı önemli ölçüde etkileyen psikolojik belirtiler varsa uygun bir sağlık profesyonelinden değerlendirme almak gerekebilir.

Çok çalışıyorum ama hiçbir şeye yetişemiyorum, ne yapmalıyım?

Çalışma süresinden önce yaptığınız işlerin gerçekten öncelikli olup olmadığını inceleyin. Gereksiz toplantılar, sık görev değiştirme, mesajlar ve düşük öncelikli işler günün önemli bölümünü tüketebilir.

İş ve özel hayatımı nasıl planlayabilirim?

Takviminize yalnızca iş görevlerini değil dinlenme, aile, spor ve kişisel zamanınızı da ekleyebilirsiniz. İyi zaman yönetiminin amacı bütün boş zamanınızı işle doldurmak değildir.

Sonuç: Zamanı Değil, Önceliklerinizi Yönetin

“Zamanımı nasıl daha iyi yönetebilirim?” diyorsanız işe daha fazla çalışarak başlamanız gerekmeyebilir.

Önce zamanınızın nereye gittiğini görün.

Ardından gerçekten önemli olan işleri belirleyin.

Günün üç temel önceliğini seçin.

Büyük işleri küçültün.

Odaklanacağınız zaman blokları oluşturun.

Telefon ve bildirimleri kontrol altına alın.

Programınızda boşluk bırakın.

Ve haftanın sonunda neyin işe yaradığını değerlendirin.

Zaman yönetimi kusursuz bir günlük program oluşturmak değildir. Sizin için önemli olan şeylere bilinçli şekilde zaman ayırabilmenizi sağlayan sürdürülebilir bir sistem kurmaktır.

Bunu tek başınıza oluşturmakta zorlanıyorsanız zaman yönetimi, hedef belirleme ve planlama konularında çalışan 1:1 yaşam koçlarıyla görüşerek mevcut rutininizi birlikte değerlendirmeyi de düşünebilirsiniz.